Realizując wymagania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1) ( dalej „RODO”), chcemy poinformować, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 13 a także art. 14 RODO, jak przetwarzamy Twoje dane, które są udostępniane w toku przygotowania i realizacji umów oraz działań biznesowych. Jest ona przeznaczona dla kontrahentów Trakcji będących osobami fizycznymi oraz pracowników/współpracowników kontrahentów, w przypadku udostępniania ich danych. Jest ona uporządkowana odpowiednio do kolejności poszczególnych wymagań wspomnianych art. 13 oraz 14 RODO.

1. Kto odpowiada za Twoje dane osobowe? (Administrator)

Administratorem danych osobowych jest PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000151019; REGON: 015460299; NIP: 522-26-90-083.

2. Jak się skontaktować z Administratorem?

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się listownie z Administratorem na adres: PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o. odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Leszno 12, II piętro, 01 – 192 Warszawa z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”, za pomocą poczty elektronicznej na adres email: sekretariat@prk7nieruchomosci.com.pl lub telefonicznie pod numerem +48 22 691 46 46.

3. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawy prawne?

Podstawą prawną przetwarzania w odniesieniu do wyspecyfikowanych danych osobowych kontrahentów/konsorcjantów/podwykonawców/dostawców lub danych ich pracowników/współpracowników udostępnianych w toku działań biznesowych jest:

• jest przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy/zlecenia przez PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o. o współpracę / świadczenie usług z osobą fizyczną/lub osobą prawną, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w zakresie: imię, nazwisko, adres działalności, nr NIP, REGON, KRS, dane dotyczące czasu pracy, nr rachunku bankowego, dane kontaktowe, stanowisko;
• realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ułatwieniu współpracy/realizacji umowy z kontrahentem/konsorcjantem/podwykonawcą lub ich pracownikiem/współpracownikiem zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe;
• realizacja wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy osób fizycznych wykonujących przedsięwzięcia inwestycyjne Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie: imię nazwisko, informacja dot. wykonanych badań lekarskich, szkoleń bhp, posiadanych kwalifikacji zawodowych, o czasie wykonywanej pracy, ewidencje potwierdzające wykonywanie innych obowiązków określonych procedurą dotyczącą wymagań w zakresie bhp wobec wykonawców oraz podwykonawców;
• realizacja praw dotyczących ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami w drodze postępowań pozasądowych, sądowych lub egzekucyjnych, w zakresie w jakim pozyskane dane określone wyżej są to tego niezbędne, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• realizacja uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na archiwizowaniu dokumentacji dotyczącej m.in. zawartych umów, dostaw, rozliczeń, reklamacji, dokumentacji księgowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w związku m.in. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej);
• w zakresie, w jakim Administrator stosuje monitoring wizyjny lub inne formy monitoringu Administrator przetwarza Twoje dane osobowe celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z zapewnieniem organizacji procesu pracy, ochrony osób przebywających na terenie zarządzanym przez Administratora, ochrony mienia oraz informacji należących do Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• w zakresie wynikającym z realizacji usług ochrony osób i mienia, świadczonych w formie bezpośredniej ochrony fizycznej stałej i doraźnej przez uprawnione podmioty, w tym monitorowania terenu Inwestycji w systemie CCTV prowadzonej przez Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zakresie dane dot. wizerunku osoby fizycznej rejestrowanej w systemie, dane identyfikacyjne gości, pracowników/współpracowników Administratora, jeżeli zasadne;
• w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z wykazaniem kwalifikacji oraz doświadczenia personelu kontrahenta/podwykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków i wymogów stawianych przez potencjalnych kontrahentów Administratora w związku z ubieganiem się przez niego o zamówienia na podstawie Prawa zamówień publicznych lub innym, w tym w szczególności w ramach postępowań podprogowych, zapytań ofertowych, przetargów i negocjacji, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z usprawnieniem komunikacji elektronicznej z kontrahentami/podwykonawcami Administratora w zakresie danych dot. imienia, nazwiska, stanowiska, adresu email, nr telefonu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

4. Prawa osób, których dane przetwarza PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o.

Na podstawie przepisów RODO osobom fizycznym będącym kontrahentami/podwykonawcami lub ich pracownikom/współpracownikom przysługują określone poniżej prawa:

• dostępu do swoich danych,
• żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
• żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy Administrator przetwarza te dane w prawnie uzasadnionym interesie,
• do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), fax. 22 531 03 01, godziny pracy urzędu: 8.00 – 16.00).

5. Inspektor Ochrony Danych

W PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o. został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych. W przypadku realizacji wymienionych praw oraz zapytań związanych z ochroną danych osobowych, każda osoba, może zadawać pytania lub złożyć wniosek, kierując go na adres email iod@grupatrakcja.com.

6. Źródła pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio lub pośrednio na etapie nawiązania współpracy/przygotowania umowy od kontrahentów/podwykonawców lub osób współpracujących biznesowo z PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o. . Dotyczą one też danych osobowych osób zatrudnionych u nich lub z nimi współpracujących w zakresach opisanych w punkcie 3.

7. Odbiorcy i kategorie odbiorców danych osobowych

Dane osobowe udostępniane są następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych:

• usługodawcy świadczący usługi, (np. podmioty świadczące usługi księgowo-kadrowe; usługi prawne; audytowe; usługi IT na podstawie umów powierzenia przetwarzania);
• kontrahenci/podwykonawcy;
• zamawiający w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówień publicznych lub zamówień nieobjętych Prawem zamówień publicznych.
• jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator może też udostępniać Twoje dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w tym m.in.: Urzędowi Skarbowemu; Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych; Państwowej Inspekcji Pracy; Urzędowi Transportu Kolejowego; Komisja Nadzoru Finansowego; Policji i Prokuraturze;

8. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

W przypadku konieczności przekazywania danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców, w których nie obowiązują przepisy RODO, Administrator, zapewniając odpowiednie zabezpieczenia w rozumieniu art. 46 RODO, zawiera umowę z odbiorcą, która spełnia wymagania określone w przepisach Komisji (UE) w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

9. Okres przechowywania danych

Administrator dokłada wszelkich starań aby Twoje dane osobowe przetwarzane były w sposób adekwatny i tak długo jak jest to niezbędne do celów, w jakich zostały one zebrane. Mając to na uwadze, PRK 7 Nieruchomości sp. z o.o. przechowuje Państwa dane osobowe przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane lub, jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem, w szczególności przez okres obowiązywania umowy i okres przedawnienia roszczeń.